COMO ORGANIZAR UN VIAJE EN GRUPO
Viajar en grupo es una experiencia maravillosa y desde engrupoporlmundo.com queremos daros una serie de pautas y recomendaciones para organizar un viaje en grupo desde el inicio hasta el final.
A primera vista parece una tarea complicada y no seremos nosotros quienes digan lo contrario, pero en verdad es más sencillo de lo que parece en nuestra humilde opinión.
En este punto, queremos ofreceros los servicios de organización, acompañamiento y gestión que engrupoporelmundo.com pone a vuestra disposición. En grupo por el mundo, lo compone un grupo humano especializado en la organización, planificación, acompañamiento y ejecución de un viaje en grupo en todas sus fases y en todas sus características con una dilatada experiencia en años.
Cuando tomamos la difícil decisión de organizar un viaje en grupo, hay que tener claro que el camino no va a ser fácil, puesto que durante el tiempo de preparación pueden surgir problemas y discusiones, y por lo tanto, no se va a poder contentar a todos. Pero lo importante en la organización de un viaje de estas características, es intentar satisfacer los gustos y deseos de todos llegando a consensos y acuerdos.
Dicho todo esto, que es nuestra obligación contar puesto que, en nuestra andadura durante los años en los que hemos gestionado, coordinado, organizado y acompañado a grupos grandes y pequeños, nos hemos encontrado con numerosas situaciones complicadas, pero siendo positivos, vamos a daros las claves y pautas a tener en cuenta para organizar un maravilloso viaje y la enriquecedora experiencia de viajar en grupo.
1. ELEGIR UN COORDINADOR PARA VIAJAR EN GRUPO
La figura del coordinador del viaje es muy importante e imprescindible en la organización del viaje, por eso, os queremos recordar que desde engrupoporelmundo.com à (poner enlace al formulario de contacto en engrupoporelmundo.com) queremos ofreceros los servicios profesionales de nuestro equipo.
Pues bien, el coordinador del grupo será la persona encargada de:
- Organizar las tareas
- Crear un correo electrónico para uso en la organización del viaje (la mejor opción es Gmail)
- Será el interlocutor entre las agencias de viajes, compañías aéreas, hoteles, etc. y el grupo.
Llegados a este punto es muy importante que el coordinador del viaje haga uso de las herramientas digitales que están al alcance de todos. Dos de las mejores herramientas son aplicaciones que todo el mundo conoce:
- TELEGRAM
Hacer un grupo en cualquiera de las dos aplicaciones, es una de las mejores decisiones, ya que permite la comunicación directa con los miembros del grupo y permite de forma fácil y transparente colgar la información y novedades que el coordinador dispone en todo momento.
2. HERRAMIENTAS DIGITALES PARA VIAJAR EN GRUPO
Como a os hemos comentado, el uso de las herramientas digitales facilita la organización del viaje, por lo tanto, y como complemento a las dos aplicaciones anteriormente citadas, LOS FORMULARIOS DE GOOGLE son una gran herramienta para ayudar en la organización. El coordinador del grupo puede ir creando formularios sobre, destinos y fechas, inscripción, etc. Estos formularios los puede enviar por los grupos creados y de esa forma recibir de forma inmediata las respuestas a esos formularios.
3. ELEGIR EL DESTINO CON ANTELACIÓN PARA VIAJAR EN GRUPO
Una vez que el grupo ha elegido al coordinador del viaje, es el momento de preparar el primer formulario. En este formulario, se propondrán una serie de destinos, medios de transporte y no menos importante el presupuesto que se va a destinar al viaje. Ejemplo para el formulario:
- Un tour en bus por Europa
- Un tour por diferentes ciudades europeas en avión y en tren
- Un crucero
- Un crucero por el mediterráneo
- Un crucero por el adriático
- Un crucero por el báltico
- Un crucero por los emiratos árabes
- Un viaje internacional
- Egipto
- Asia
- EEUU
- PRESUPUESTO
Con ese primer formulario, se intenta acotar lo máximo posible los diferentes destinos y fechas que el grupo desearía. Por lo tanto, el coordinador de viaje, dispondrá de información suficiente para poder buscar itinerario y precios acordes al presupuesto fijado, de los tres destinos mayoritarios elegidos por el grupo.
Proceso para viajar en grupo
Todo este proceso es muy importante realizarlo con antelación puesto que se pueden conseguir ofertas increíbles. Una antelación de seis meses o más es lo recomendable para encontrar grandes ofertas. El coordinador, solicitará a las diferentes agencias de viajes tanto con oficinas presenciales como por agencias que operan en internet, ya que la mayoría de ellas dispone de departamento de grupos que os ayudaran a encontrar la mejor oferta.
NO LO DUDES, PONTE EN CONTACTO CON NOSOTROS, Y NOSOTROS HAREMOS TODO ESTE PROCESO POR VOSOTROS
(PONER UN BOTÓN DEBAJO DE ESTE MENSAJE PARA LLEVAR AL FORMULARIO DE CONTACTO)
4. REUNIÓN PARA TOMAR LA DECISIÓN DEL ITINERARIO DEL VIAJE
Una vez que el coordinador del viaje dispone de todos los itinerarios y presupuestos, es hora de organizar una reunión con los interesados al viaje para decidir. Una vez más tenemos dos opciones para la realización de la reunión:
- REUNIÓN PRESENCIAL
Esta modalidad de reunión es la más popular, pero para ello, debemos disponer de un salón de reuniones o un local donde poder realizar la reunión. Esto es lo más importante antes de convocar la reunión.
En grupo por el mundo, nuestro equipo de profesionales pondrá a disposición del grupo el local más apropiado al número de personas que participen en el viaje.
- REUNIÓN TELEMÁTICA
Otra de las opciones más usadas en estos momentos son las reuniones virtuales. Estas reuniones virtuales tienen como objeto poder conciliar con la vida familiar y poder así tener el mayor número de asistentes posibles. Hay numerosas plataformas para la realización de reuniones virtuales, muchas de ellas gratuitas pero algunas de ellas con limitación de tiempo.
En engrupoporelmundo.com, disponemos de una plataforma de reuniones virtuales totalmente segura y sin limitación de tiempo. Nuestras reuniones virtuales las realizamos por medio de la plataforma ZOOM que es utilizada por numerosas organizaciones y grupos de trabajo alrededor del mundo. ES UNA DE LAS OPCIONES QUE RECOMENDAMOS EN ESTOS MOMENTOS.
